מערכת ניהול מסמכים (DM) הינה צעד חשוב בהפיכת הארגון למבוסס ידע, ומהווה אחת מאבני הבניין בארכיטקטורת ניהול ידע של הארגון. כיוון שכך, יישום מוצלח שלה מהווה בסיס טוב לניהול הידע הארגוני, ויישום לקוי שלה יוצר אי של מסמכים שאינו מתחבר בצורה פשוטה ליישומים ושירותי ידע אחרים.
בארגונים רבים היום רוב הידע מרוכז במסמכים שונים (מסמכים טקסטואליים רשמיים, תכתובות דוא"ל, מסמכים גרפיים ואחרים). במקרים רבים המסמכים מפוזרים ברחבי הארגון, יש להם מספר גרסאות כאשר לא תמיד ברור מהי הגרסה העדכנית ביותר או היכן היא נמצאת.
מערכת ניהול מסמכים היא מערכת ארגונית המאפשרת אגירה ואחזור של המסמכים במקום מרכזי אחד, תוך יכולת לנהל הרשאות, גרסאות ותהליכי אישור. אחת היכולות המרכזיות של מערכת ניהל מסמכים היא היכולת לאתר את המסמכים בקלות ע"י שילוב של יכולות חיפוש, תיוג מידע בעזרת מאפיינים, וארגון המידע בספריות ותיקיות שונות.
ניהול מסמכים יכול לגעת בנושאים נוספים כגון טיפול בהראשות , זיהוי טקסט (OCR), סריקה, חתימה אלקטרונית ועוד.
מנהל מסמכים אמור לתת מענה למספר צרכים:
א. לעזור בזרימה של מסמכים בארגון (דואר נכנס, דואר יוצא, סריקת מסמכים, תהליכי אישור וכו’...)
ב. לאפשר אגירה של המסמכים במקום מרכזי ונגיש לכולם, ואחזור אינטואיטיבי שלהם
ג. למנוע ריבוי גרסאות בספריות הפרטיות של המשתמשים ולשמש כמקור יחיד לגרסה העדכנית ביותר של כל מסמך
ד. להוות בסיס לאפליקציות ושירותי ידע אחרים, כך שבכל מקום בו יש צורך להציג מסמך הוא יוצג כקישור מתוך מערכת ניהול המסמכים
בפועל, המטרה הראשונה בד"כ מושגת, אך מערכות ניהול מסמכים רבות נכשלות במילוי שלושת התפקידים האחרים, מה שגורם להשקעה ארגונית וכספית משמעותית לרדת לטמיון. הטעויות הנפוצות ביישום והטמעה של מערכת ניהול המסמכים נובעות בד"כ מחוסר ההתייחסות לשימוש העתידי של המסמכים, ומתיוג לא מספק של המסמכים. במרבית המקרים, המיקוד הוא בשיקולים טכנולוגיים, כאשר פרמטרים חשובים נוספים כגון: מדיניות, Governance, תרבות ארגונית ו-Meta-Data , אינם זוכים להתייחסות הראויה, אם בכלל.
היכולות לבנות טקסונומיה ארגונית, להגדיר תהליכי ניהול ושליטה של יצירת רשימות הערכים המבוקרות, להתמודד עם התנגדויות בהעלאת מסמכים ובשימוש בהם, הן בלב הדיסציפלינה של ניהול הידע, וחייבות להיכלל בתוכנית היישום וההטמעה של מערכות ניהול מסמכים.
מידת הצלחתה של מערכת ניהול מסמכים תלויה במידת השימוש בה, ויותר מכך, במידת החיפוש של מסמכים שעושה משתמש בחפשו מסמכים שנוצרו על ידי משתמשים אחרים. לכן יש לכוון את עיקר המאמץ בהטמעת המערכת צריך שיהיה מכוון למטרות אלו.
את זאת נשיג על ידי:
- אחזור נוח בהקשר הרלוונטי (הגדרת ההקשרים,בניית Meta-Data, שינוי הרגלים בתיוג המסמכים ותיוג אוטומטי).
- הטמעת השימוש במסמכים קיימים לפני שמשנים סדרי עולם ומגדירים תהליכי עבודה חדשים
- צירת מצב שבו שרוב מסמכי הארגון נמצאים במערכת ולא בתיקיות פרטיות או מחלקתיות (הגדרת מדיניות, פעולות אכיפה, כולל אכיפה אוטומטית).
- יצירת מצב שבו כל המסמכים שאינם רגישים יהיו פתוחים לכל כברירת מחדל.
הערך המוסף של אדמינט בבחירת מערכת ניהול מסמכים, אפיון המערכת, התאמתה לארגון
העוצמה של חברת אדמינט היא ביכולת להביא למצב שבו נעשה שימוש בפועל בכלים באמצעות הבנה מעמיקה של צרכי הארגון מחד גיסא ושל התהליכים שניתן להטמיע אצל המשתמשים מאידך גיסא. חברת אדמינט אינה מייצגת מוצר כלשהו, ולכן היא מייצגת בצורה נאמנה את צרכי הלקוח. יועצי אדמיט עובדים בשיתוף פעולה מלא עם ספקי הכלים. ההבנה הטכנולוגית המעמיקה, לצד הבנת צרכי הלקוח מאפשר לאנשי אדמינט לסייע באיתור הפתרונות הטכנולוגיים הנכונים שייתנו את המענה המתאים ביותר לצרכי הלקוח.
|
|